Organiser un séminaire à Lyon : les étapes clés

séminaire

La bonne préparation et organisation son considérées comme deux facteurs essentiels pour la réussite des séminaires d’entreprise. Pour que cet événement puisse rester gravé dans la mémoire des invités, il est important d’assurer une bonne préparation. De la définition des attentes et du budget au planning de la journée, en passant par le choix du lieu, de la date et de la préparation de l’espace du séminaire, tout doit être parfait.

Établir les attentes et définir le budget

L’organisation d’un séminaire d’entreprise ou d’une convention ne s’improvise pas. Celui-ci doit répondre à des attentes, à des objectifs et à un budget précis, à définir avant même de choisir une destination.

En principe, le choix de séminaire à Lyon a pour but de remplir de multiples objectifs et enjeux. Ainsi, il convient de donner de la direction à l’événement en déterminant avec précision les attentes. Le contexte professionnel pousse souvent le chef d’entreprise à innover en modifiant sa technique de management. Le but étant de renforcer la culture d’entreprise et faciliter la communication entre collaborateurs ou encore de créer la cohésion au sein du groupe.

Pour développer le dynamisme d’équipe, l’esprit de compétition ou la créativité, intégrer de nouveaux salariés, fêter des objectifs atteints ou encore gérer les tensions, toutes les occasions sont parfaites pour organiser un séminaire d’entreprise original. Pour certains chefs d’entreprise, la détermination du budget est sans doute la partie la plus délicate pour un séminaire réussi. Pour d’autres, elle peut être une étape stimulante. Cela dit, en prenant en compte le nombre des participants et le budget à consacrer à l’activité, le chef d’entreprise peut facilement déterminer le type de séminaires à choisir. Pour cela, il convient d’établir un équilibre entre le budget alloué et l’objectif général du projet.

Choisir l’animation adaptée au séminaire

Les attentes et les enjeux définissent toutes les décisions à prendre pendant la préparation du séminaire. Le budget détermine par la suite la faisabilité du projet. Il convient mieux de le confier à une agence événementielle à Lyon. Cela permet en effet de trouver la meilleure animation adaptée à toutes les équipes.

Pour réussir une animation de séminaire d’entreprise, il est judicieux d’identifier les besoins et définir l’objectif, de déterminer le moment et le temps imparti à l’animation, de s’assurer de bien connaître les participants et d’adapter l’animation à leur état d’esprit, enfin de choisir les espaces appropriés.

Quoi qu’il en soit, l’idéal est de choisir des divertissements capables de renforcer la cohésion des équipes présentes dans la salle de séminaire.

Trouver le lieu et fixer la date

La date du séminaire dépend de la disponibilité des collaborateurs et des périodes idéales pour la société. Ainsi, le dirigeant doit éviter les weekends de ponts, les vacances scolaires et les périodes de rush. Ensuite, selon le nombre de participants au séminaire, le dirigeant d’entreprise peut choisir un lieu en fonction de son accessibilité, sa capacité d’accueil et son style. Généralement, le chef de projet qui peut organiser un séminaire à Lyon propose de nombreux lieux bien adaptés aux attentes des collaborateurs

La dernière étape avant la journée spéciale team building consiste à créer le planning de l’événement. Le chef de projet privilégie le remplissage en fonction de l’avancement du séminaire afin de ne pas se sentir noyé dans les tâches à réaliser. Il convient dans ce sens de créer des indices chronologiques des phases d’organisation pour mieux garantir une bonne gestion du temps. 

Conseils pour concevoir un stand professionnel
La course à pied : comment gagner en confiance en soi ?